ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

"Спортивная школа олимпийского резерва по фехтованию"

 

Контакты:

8-383-224-22-59

Версия для слабовидящих

От новичка  до мастера

Положение о защите персональных данных

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет понятия, общие требования при обработке, порядок хранения и использование персональных данных лиц, состоящих в трудовых отношениях с государственным автономным  учреждением Новосибирской области «Спортивная школа олимпийского резерва по фехтованию» (ГАУ НСО «СШОР по фехтованию»), (далее по тексту – Учреждение), а также гарантии их защиты.

1.2. Положение разработано на основании Конституции Российской Федерации, Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ), Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и иных федеральных законов и нормативных актов, регулирующих трудовые  правоотношения  в  Российской  Федерации.

1.3. Целью данного Положения является защита персональных данных Работников от несанкционированного доступа, неправомерного их использования или утраты, а также обеспечение соблюдения законных прав и интересов Учреждения и ее Работников в связи с необходимостью получения (сбора), систематизации (комбинирования), хранения и передачи сведений, составляющих персональные данные.

 

2. Основные понятия. Состав персональных данных Работников

2.1. Для целей настоящего Положения используются следующие основные понятия:

Работник – лицо, состоящее в трудовых отношениях с ГАУ НСО «СШОР по фехтованию»;

Оператор – ГАУ НСО «СШОР по фехтованию» (далее по тексту – Работодатель);

Персональные данные Работника - любая информация, необходимая Работодателю и касающаяся конкретного Работника в связи с возникшими трудовыми отношениями;

Должностное лицо Работодателя - Работник, состоящий в трудовых отношениях с Работодателем и имеющий право на получение, обработку, передачу в процессе работы персональных данных;

Личное дело Работника - пакет документов, содержащих персональные данные Работника;

Обработка персональных данных Работника - любое действие или совокупность действий, совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;

Распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных Работников неопределенному кругу лиц;

Предоставление персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных работников определенному лицу или определенному кругу лиц;

Уничтожение персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных работников и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных работников;

Информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;

Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее материальный носитель.

2.2. Информация, представляемая Работником при поступлении на работу в Учреждение, должна иметь документальную форму. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет документы, содержащие персональные данные, к которым относятся:

  • Фамилия, имя, отчество;
  • Дата и место его рождения;
  • Гражданство;
  • Сведения о знании иностранного языка;
  • Сведения о состоянии в браке и о составе семьи;
  • Паспортные данные: номер, серия, дата выдачи;
  • Сведения о  регистрации по месту жительства или по месту пребывания;
  • Адрес места жительства фактический;
  • Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • Идентификационный номер налогоплательщика;
  • Сведения о воинском учете;
  • Сведения о предыдущих местах работы и основаниях  увольнения;
  • Сведения о трудовом и общем стаже;
  • Сведения об образовании, квалификации или наличии специальных знаний;
  • Сведения о заработной плате;
  • Содержание декларации, подаваемой в налоговую инспекцию;
  • Копии отчетов, направляемые в органы статистики;
  • Сведения о социальных льготах;
  • Подлинники и копии приказов по личному составу;
  • Основания к приказам по личному составу;
  • Сведения о содержании трудового договора;
  • Сведения о наличии судимости;
  • Домашний телефон;
  • Трудовая книжка;
  • Результаты медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей;
  • Фотография Работника;
  • Иные сведения, относящиеся к персональным данным Работника;
  • Характеристики;
  • Рекомендательные письма;
  • Справки, подтверждающие период работы у работодателя и размер заработной платы;
  • Наградные документы;
  • Листки нетрудоспособности;
  • Медицинские справки;
  • Иные документы, содержащие персональные сведения о работнике.

 

3. Сбор и обработка персональных данных Работника

3.1. Работник представляет в отдел кадрового и правового сопровождения свои персональные данные и достоверные сведения о себе, в пределах необходимых при трудоустройстве и для выполнения конкретных трудовых функций.

Работник по своему желанию может предоставлять Работодателю иные персональные данные оценочного характера (характеристики, аттестации, докладные записки, оценки, сделанные в других формах), а также дополнять такие данные заявлением, выражающим его собственную точку зрения.

3.2. Обработка персональных данных Работника осуществляется в следующих целях:

  • обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;
  • содействия Работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе;
  • обеспечения личной безопасности Работников;
  • контроля количества и качества выполняемой работы.

3.3. Источником информации обо всех персональных данных Работника является непосредственно Работник. Персональные данные Работника следует получать у него самого. Если персональные данные Работника возможно получить только у третьей стороны, то Работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить Работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а так же о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.

3.4. Работодателю не допускается получать и обрабатывать персональные данные Работника без его согласия:

  • о его политических, религиозных, философских убеждениях, расовой, национальной принадлежности и частной жизни;
  • о состоянии здоровья, интимной жизни;
  • о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами;
  • запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции (например, при решении вопроса о переводе Работника на другую должность (работу) по производственной необходимости либо наличии медицинского заключения, дающего основания полагать о невозможности выполнения Работником трудовой функции на условиях, предусмотренных трудовым договором);

3.5. Работодателю запрещено сообщать персональные данные Работника:

  • третьей стороне без письменного согласия самого Работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровья Работника, а также в случаях, установленных федеральным законом;
  • в коммерческих целях без письменного согласия Работника;
  • передача информации, содержащей сведения о персональных данных Работника без его письменного согласия, по телефону, факсу, электронной почте запрещается.

3.6. Работодатель имеет право:

  • запрашивать сведения о состоянии здоровья Работника, для определения возможности выполнения им трудовой функции;
  • с письменного согласия  Работника получать дополнительную  информацию о профессиональной подготовке Работника в другой организации;

3.7. Обработка персональных данных Работников Работодателем возможна без их согласия в следующих случаях:

  • персональные данные являются общедоступными;
  • обработка персональных данных осуществляется на основании Трудового кодекса РФ или иного федерального закона, устанавливающего ее цель, условия получения персональных данных и круг субъектов, персональные данные которых подлежат обработке, а также определенного полномочия Работодателя;
  • обработка персональных данных в целях исполнения трудового договора;
  • обработка персональных данных осуществляется для статистических или иных научных целей при условии обязательного обезличивания персональных данных;
  • обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов Работника, если получение его согласия невозможно.
  • персональные данные относятся к состоянию здоровья Работника, и их обработка необходима - по требованию полномочных государственных органов - в случаях, предусмотренных федеральным законом.

3.8. Работодатель вправе обрабатывать персональные данные Работников только с их письменного согласия, которое включает в себя:

  • фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
  • наименование (фамилию, имя, отчество) и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;
  • цель обработки персональных данных;
  • перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;
  • перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;
  • срок, в течение которого действует согласие, а также порядок его отзыва.

3.9. Требования  Работника об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных предъявляются им Работодателю в письменном виде с приложением документов, подтверждающих обоснованность таких требований.

3.10. Должностные лица Работодателя не имеют права сообщать персональные данные Работника третьей стороне без письменного согласия Работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью Работника, а также, в случаях, установленных федеральными законами (Трудовым кодексом РФ, Налоговым кодексом РФ, Федеральными законами «О милиции», «О федеральной службе безопасности», «О прокуратуре Российской Федерации»), предусматривающими право должностных лиц контролирующих и правоохранительных органов запрашивать документы, содержащие персональные данные Работника.

 

4. Доступ к персональным данным работников

4.1. Право доступа к персональным данным работников имеют:

  • директор Учреждения;
  • заместитель директора;
  • работники отдела кадров;
  • работники бухгалтерии (к тем данным, которые необходимы для выполнения конкретных функций);
  • секретарь руководителя (информация о фактическом месте проживания и контактные телефоны, дни рождения Работников);
  • руководители структурных подразделений по направлению деятельности (доступ к персональным данным только Работников своего подразделения);
  • при переводе из одного структурного подразделения в другое доступ к персональным данным Работника может иметь начальник нового подразделения;
  • работники юридического сопровождения Учреждения (к тем данным, которые необходимы для выполнения конкретных функций);
  • Работники медицинского кабинета (в части хранения медицинских книжек Работников, ознакомления с результатами медицинских осмотров, подготовки списков Работников к плановым медосмотрам);
  • Специалист по охране труда (в части соблюдения трудового режима Работника, а также отражения необходимой информации в трудовом договоре);
  • сам Работник, носитель данных.

4.2. Право доступа к персональным данным Работника имеют так же следующие юридические лица:

4.2.1. Государственные и негосударственные функциональные структуры:

  • налоговые инспекции;
  • правоохранительные органы;
  • органы статистики;
  • страховые агентства;
  • военкоматы;
  • органы социального страхования;
  • пенсионные фонды;
  • подразделения муниципальных органов управления.

4.2.2. Надзорно-контрольные органы имеют доступ к информации только в сфере своей компетенции.

4.2.3. Родственники и члены семей.

Персональные данные Работника могут быть предоставлены родственникам или членам его семьи только с письменного разрешения самого Работника.

В случае развода бывшая супруга (супруг) имеют право обратиться к Работодателю с письменным запросом о размере заработной платы Работника без его согласия.

 

5. Права и обязанности Работника

5.1. Работник имеет право на:

  • полную информацию о своих персональных данных и обработку этих данных;
  • свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, ознакомление с ними включая право на безвозмездное получение копий любой записи, содержащей его персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом  РФ;
  • определение своих представителей для защиты своих персональных данных;
  • доступ к относящимся к нему медицинским данным с помощью медицинского специалиста по своему выбору;
  • требование об исключении или исправлении неверных или неполных своих персональных данных, путем  предъявления им в письменном виде заявления на имя директора Учреждения с приложением документов, подтверждающих обоснованность таких требований;
  • дополнить заявлением персональные данные оценочного характера, выражающим его собственную точку зрения;
  • обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия Работодателя при обработке и защите его персональных данных;
  • требование от Работодателя уточнения, исключения или исправления неполных, неверных, устаревших, недостоверных, незаконно полученных или не являющихся необходимыми для Работодателя персональных данных;
  • требование извещения Работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
  • обжалование в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке неправомерные действия или бездействия Работодателя при обработке и защите его персональных данных;
  • передачу информации третьей стороне возможна только при письменном согласии Работника;
  • получение сведений о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым может быть предоставлен такой доступ;
  • получение сведений о сроках обработки персональных данных, в том числе сроках их хранения;

5.2. Работник обязан:

  • предоставлять Работодателю комплекс достоверных, документированных персональных данных, состав которых установлен Трудовым кодексом РФ. Предоставление Работником подложных документов или ложных сведений при поступлении на работу является основанием для  расторжения  трудового  договора  в  соответствии  с  п. 11 ст. 81 Трудового кодекса РФ;
  • незамедлительно письменно уведомлять Работодателя об изменении любого из следующих данных:  паспорта и/или имени, фамилии, отчества, постоянного места жительства (места пребывания) - указанных им при заключении настоящего трудового договора.

В случае неисполнения данной обязанности риск неблагоприятных последствий несет Работник.

 

6. Формирование и ведение личных дел, документов,

содержащих персональные данные

6.1. При оформлении Работника специалистом по кадрам заполняется унифицированная форма Т-2 «Личная карточка работника», в которой отражаются следующие анкетные и биографические данные работника:

  • общие сведения (Ф.И.О., дата рождения, место рождения, гражданство, образование, профессия, стаж работы, состояние в браке, паспортные данные);
  • сведения о воинском учете;
  • данные о приеме на работу;
  • сведения об аттестации;
  • сведения о повышенной квалификации;
  • сведения о профессиональной переподготовке;
  • сведения о наградах (поощрениях), почетных званиях;
  • сведения об отпусках;
  • сведения о социальных гарантиях;
  • сведения о месте жительства и о контактных телефонах.

6.2. Личное дело Работника формируется после издания приказа о его приеме на работу.

Первоначально в личное дело группируются документы, содержащие персональные данные Работника, в порядке, отражающем процесс приема на работу:

  • заявление Работника о приеме на работу;
  • анкета;
  • медицинское заключение о годности Работника к работе в Учреждении;
  • трудовой договор;
  • копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
  • копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  •  копия свидетельства идентификационного номера налогоплательщика;
  • копия документа воинского учета;
  • документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний, требующую специальных знаний или специальной подготовки, имеющихся как при поступлении на работу, так и приобретенных в процессе работы;
  • справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям;
  • уведомление Работника в ведении в учреждении видеосъемки;
  • согласие работника на сбор, хранение и использование персональных данных.

У Работников, не достигших возраста 16 и/или 18 лет, личное дело, помимо указанных выше документов, содержит:

  • письменное согласие органа опеки и попечительства администрации района по месту жительства;
  • письменное согласие одного из родителей (попечителя);
  • справка с места учебы.

Все документы личного дела подшиваются в обложку образца, установленного в организации (Приложение № 1).

Личному делу присваивается номер, который фиксируется в журнале учета личных дел.

К каждому личному делу прилагается фотография Работника (без головного убора) формата не более 35х45мм.

В каждом личном деле ведется внутренняя опись, куда заносятся наименования всех подшитых документов, дата их включения в дело, количество листов, а также дата изъятия документа из дела с указанием лица, изъявшего документ, и причину изъятия. В случае временного изъятия документа вместо него вкладывается лист-заменитель. Изъятие документов из личного дела производится исключительно с разрешения руководителя кадрового отдела. Внутренняя опись подписывается лицом, ее составляющим, с указанием даты составления.

Все документы, поступающие в личное дело, располагаются в хронологическом порядке.

 

7. Учет, хранение и передача персональных данных Работника

7.1. Персональные данные и трудовые книжки Работников хранятся в отделе кадров в металлических шкафах, сейфах, имеющих надежные запоры.

Медицинские книжки хранятся в медкабинете.

7.2. Персональные данные предоставляются в распоряжение должностных лиц Работодателя лишь в следующих случаях:

  • необходимости оформления наградных документов;
  • формирования статистических данных;
  • подготовки характеристики;
  • при наличии соответствующей резолюции руководителя Работодателя на служебной записке соответствующей формы.

7.3. Трудовые книжки Работников могут предоставляться Работниками отдела кадров лишь Работникам бухгалтерии и членам комиссии по социальному страхованию, - при необходимости проверки данных о непрерывном трудовом стаже Работников, - для решения вопросов о начислении и выплате пособий по государственному социальному страхованию.

7.4. В целях обеспечения сохранности и конфиденциальности персональных данных Работников, все операции по оформлению, формированию, ведению и хранению данной информации должны выполняться только Работниками, осуществляющими данную работу в соответствии со своими служебными обязанностями, зафиксированными в их трудовых договорах.

7.5. Ответственным за хранение персональных данных Работников являются работники кадровой службы.

7.7. Персональные компьютеры Работников, содержащие персональные данные Работников, защищены паролями доступа.

Личные дела, в которых хранятся персональные данные Работников, являются документами «Для внутреннего пользования».

Личное дело регистрируется, о чем вносится запись в «Журнал учета личных дел». Журнал содержит следующие графы:

  1. порядковый номер личного дела;
  2. фамилия, имя, отчество сотрудника;
  3. дата постановки дела на учет;
  4. дата снятия дела с учета.

После увольнения Работника в личное дело вносятся соответствующие документы, составляется окончательная опись, само личное дело оформляется и передается для хранения.

 

8. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку персональных данных

8.1. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных Работника, несут дисциплинарную и материальную ответственность, установленном Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.

 

9. Заключительные положения

9.1. Иные вопросы, не отражённые в настоящем положении подлежат разрешению в соответствии с действующим законодательством РФ другими локальными актами Общества.

9.2. Сведения о персональных данных Работников всегда являются конфиденциальной и охраняемой информацией. Работники, указанные в пункте 5.1. настоящего Положения, имеющие доступ к персональным данным Работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными Работников в порядке, установленном федеральными законами.

Режим конфиденциальности в отношении персональных данных снимается:

  • в случае их обезличивания;
  • по истечении 75 лет срока их хранения;
  • в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

9.3. Работодатель должен ознакомить под роспись с данным Положением всех Работников Учреждения, и вновь поступающих на работу, при заключении трудового договора.

 

Положение о защите персональных данных работников (новая редакция).